Sử dụng Meeting Assistant

Meeting Assistant làm gì

Meeting Assistant là một công cụ hỗ trợ trực tiếp trong Hepi. Nó giúp bạn theo dõi nội dung đang diễn ra, xem khung theo dõi phiên và tạo hỗ trợ phản hồi trong khi phiên vẫn đang chạy.

Tính năng này hữu ích nhất khi bạn muốn Hepi điều chỉnh cách hỗ trợ theo từng tình huống cụ thể thay vì luôn trả lời theo cùng một kiểu.

Quy trình cơ bản

1. Mở Meeting Assistant.
2. Chọn chế độ âm thanh khớp với nơi phát ra phần âm thanh quan trọng.
3. Chọn hồ sơ phù hợp nhất với tình huống của bạn.
4. Thêm ngữ cảnh tùy chỉnh cho hồ sơ đó nếu cần.
5. Bắt đầu phiên.
6. Theo dõi khung phiên và insights.
7. Mở cửa sổ phản hồi nổi nếu bạn muốn xem ở một vùng riêng.
8. Dừng phiên khi đã xong.

Chọn đúng hồ sơ

Hồ sơ là một phần của Meeting Assistant, không phải một tính năng riêng biệt. Chúng giúp Hepi điều chỉnh gợi ý theo đúng loại tình huống trực tiếp mà bạn đang gặp.

Phỏng vấn

Dùng hồ sơ này khi bạn cần hỗ trợ trong buổi luyện phỏng vấn hoặc tình huống phỏng vấn thật.

Hồ sơ này phù hợp nhất khi phản hồi của bạn cần:

• Chuyên nghiệp
• Tự tin
• Gắn với kỹ năng và kinh nghiệm của bạn
• Phù hợp với vị trí, công ty hoặc vai trò đang nhắm tới

Ngữ cảnh nên thêm:

• Tóm tắt kinh nghiệm của bạn
• Mô tả công việc
• Thông tin công ty
• Các thế mạnh bạn muốn nhấn mạnh

Bài tập

Dùng hồ sơ này khi Meeting Assistant đang hỗ trợ quá trình học tập hoặc nghiên cứu học thuật.

Hồ sơ này phù hợp nhất khi bạn muốn Hepi tập trung vào:

• Hiểu khái niệm
• Trình bày rõ ràng theo hướng học thuật
• Ngữ cảnh môn học hoặc bài tập
• Giải thích mang tính hỗ trợ học tập

Ngữ cảnh nên thêm:

• Yêu cầu bài tập
• Chủ đề môn học
• Mục tiêu học tập
• Ghi chú tham khảo bạn muốn Hepi lưu ý

Cuộc họp

Dùng hồ sơ này cho các buổi họp nhóm, lớp học hoặc phiên cộng tác nói chung.

Hồ sơ này phù hợp nhất khi bạn muốn được hỗ trợ về:

• Theo dõi cuộc thảo luận
• Nhận ra cơ hội để đóng góp
• Trả lời rõ ràng và chuyên nghiệp
• Giữ cho ý kiến của bạn bám sát chương trình hoặc chủ đề

Ngữ cảnh nên thêm:

• Chương trình nghị sự
• Vai trò của người tham gia
• Vai trò của chính bạn
• Mục tiêu thảo luận

Thuyết trình

Dùng hồ sơ này khi tình huống trực tiếp xoay quanh việc trình bày, phát biểu hoặc trả lời câu hỏi từ người nghe.

Hồ sơ này phù hợp nhất khi bạn muốn Hepi hỗ trợ:

• Cách trình bày rõ ràng
• Cách nói hướng tới người nghe
• Câu trả lời tiếp theo có cấu trúc tốt
• Các ý chính riêng cho phần thuyết trình

Ngữ cảnh nên thêm:

• Chủ đề thuyết trình
• Các ý chính
• Đối tượng người nghe
• Mục tiêu phát biểu

Ngữ cảnh hồ sơ giúp ích như thế nào

Mỗi hồ sơ có thể lưu ngữ cảnh riêng. Điều đó có nghĩa là bạn có thể chuẩn bị các thông tin khác nhau cho từng tình huống mà không phải nhập lại toàn bộ mỗi lần.

Ví dụ:

• Hồ sơ Phỏng vấn có thể lưu thông tin liên quan đến sự nghiệp của bạn
• Hồ sơ Bài tập có thể lưu ghi chú theo môn học
• Hồ sơ Cuộc họp có thể lưu agenda lặp lại hoặc thông tin vai trò
• Hồ sơ Thuyết trình có thể lưu các ý chính và ghi chú về người nghe

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn thường xuyên chuyển đổi giữa nhiều nhiệm vụ khác nhau nhưng vẫn muốn Hepi giữ được sự liên quan.

Chọn đúng chế độ âm thanh

Chế độ âm thanh quyết định nguồn âm nào mà Meeting Assistant sẽ nghe trong phiên. Hãy chọn theo nơi phần âm thanh quan trọng của cuộc trò chuyện thực sự đang đi qua.

Cách chọn nhanh

1. Xác định âm thanh quan trọng đang đến từ đâu.
2. Chọn chế độ khớp với nguồn đó.
3. Chạy thử ngắn trước một phiên thật.

Cách chuẩn bị thực tế trước khi bắt đầu

1. Chọn chế độ âm thanh trước

Hãy chọn đúng nguồn âm trước khi tinh chỉnh các phần khác. Meeting Assistant sẽ không hữu ích nếu nó đang nghe nhầm đầu vào.

2. Chọn hồ sơ khớp với tình huống

Hãy làm bước này trước khi phiên bắt đầu để Hepi được căn chỉnh đúng ngữ cảnh ngay từ đầu.

3. Chỉ thêm phần ngữ cảnh thực sự quan trọng

Ngữ cảnh tốt nhất là ngắn gọn, cụ thể và gắn trực tiếp với phiên sắp diễn ra. Bạn không cần dán mọi thứ mình biết.

4. Chạy thử ngắn nếu phiên đó quan trọng

Một bài test nhanh giúp bạn xác nhận chế độ âm thanh, hồ sơ, quyền truy cập và point trước khi bắt đầu việc quan trọng.

Trong lúc phiên đang diễn ra

• Nhấp vào một insight để tạo phản hồi gợi ý.
• Đặt câu hỏi tiếp theo khi bạn muốn Hepi tiếp tục cùng mạch trao đổi.
• Giữ hồ sơ khớp với đúng tình huống thực tế.
• Nếu loại phiên thay đổi, hãy cập nhật hồ sơ trước khi tiếp tục dựa vào gợi ý mới.
• Dừng phiên khi bạn đã xong.

Cách thiết lập tốt trông như thế nào

Một thiết lập Meeting Assistant tốt thường có:

• Đúng chế độ âm thanh cho nguồn âm thực tế
• Hồ sơ khớp với tình huống thực tế
• Ngữ cảnh tùy chỉnh ngắn nhưng hữu ích
• Đủ point cho phiên nếu tính năng này yêu cầu point
• Một lần kiểm tra nhanh trước buổi học, phỏng vấn, cuộc họp hoặc thuyết trình quan trọng

Những lỗi thường gặp

• Coi hồ sơ như một tính năng riêng thay vì một phần của Meeting Assistant
• Chọn chế độ âm thanh không khớp với nơi cuộc trò chuyện thực sự đang đi qua
• Chọn hồ sơ không khớp với tình huống trực tiếp
• Thêm quá nhiều ngữ cảnh lan man
• Quên cập nhật ngữ cảnh đã lưu trước một phiên quan trọng
• Chỉ thử hồ sơ mà quên kiểm tra chế độ âm thanh hoặc số point hiện có

Trang liên quan

• Quyền truy cập và quyền hạn
• Meeting Points
• Khắc phục Meeting Assistant
• Câu hỏi thường gặp